Tagtäglich erhalten wir eine Unzahl an E-Mails – gewünschte, wie unerwünschte. Es ist nicht einfach dabei die Spreu vom Weizen zu trennen, den Überblick zu behalten und gleichzeitig wichtige E-Mails und die daraus resultierenden Aufgaben zu bearbeiten. Die Verwaltung der eigenen E-Mails ist zu einem wichtigen Teil unserer modernen Wissensarbeit geworden.

Die zugrunde liegenden Konzepte

Obwohl für uns alle E-Mails zum Alltag gehören, wissen viele nicht, wie sie vernünftigerweise Ihren E-Mail Posteingang organisieren. Die meisten beschweren sich vielmehr, dass E-Mail einer der Hauptgründe für unnötige Ablenkung ist und das die Verwendung von E-Mail Stress verursacht und eine Verschwendung kostbarer Zeit ist.

Organisation der alltäglichen E-Mail-Flut

Eine sinnvolle Routine¹ kann dabei helfen. Ich verwende einen Arbeitsprozess, den ich so zum ersten Mal bei Asian Efficiency gelesen hatte. Sie lernen meinen darauf angepassten Workflow kennen, der es mir erlaubt, meine gesammte E-Mailkorrespondenz in weniger als einer halben Stunde pro Tag² zu erledigen.

Routinen sind zur Gewohnheit gewordene Prozesse

Update

Ich verwende inzwischen das E-Mail Programm Sparks von Readdle auf meinem Mac und unter iOS anstelle von Airmail 3. Der Workflow hat sich aber dadurch nicht geändert.
Ich selbst verwende das Programm Airmail Sparks sowohl auf meinen Macs als auch auf meinen iOS Geräten für meine privaten Mails sowie gezwungenermaßen MS Outlook für meine Geschäftskorrespondenz auf all meinen Geräten. Damit Sie meinen Workflow detailliert nachvollziehen können, sollten Sie einige zugrundeliegende Konzepte kennen und verstehen.

Inbox Zero – Leerer Posteingang

Als erstes sollten Sie sich mit dem Konzept der Inbox Zero vertraut machen. Inbox Zero bedeutet Leerer Posteingang, einen Zustand unseres E-Mail Posteingangs, den wir als Ziel anstreben. Doch hinter diesem Konzept verbirgt sich mehr: Wir benötigen eine Möglichkeit unsere Posteingang effektiv durch- und abzuarbeiten. Die Befürchtung etwas Wichtiges, das zu erledigen ist, vergessen zu haben, verursacht den oben erwähnten Stress. Es geht also darum, ein System oder eine Routine zu verwenden, denen wir vertrauen können, so dass wir uns mit all dem beschäftigen können, das wir für erforderlich halten.

Daher ist im Verständnis von Asian Efficiency Inbox Zero eine Geisteshaltung. Sie soll …

• uns ermöglichen, dem System zu vertrauen, für das wir uns zur Abarbeitung der E-Mails entschieden haben; es muss zuverlässig arbeiten und alles am entsprechenden Ort abgelegt werden können.
• einen effizienten Workflow beinhalten, der mit allen Beiträgen, Eingängen oder Zugängen in unserem Leben umgehen kann.
• alle Informationen, die wir behalten möchten, und alle Dinge, die wir erledigen müssen, in einer Art und Weise sammeln, so dass wir nicht durchdrehen und das Vorhandensein eines Systems gewährleisten um Dinge dort abzulegen, wo sie hingehören.

Verursacht Ihnen die kleine rote Zahl der ungelesenen E-Mails Magenschmerzen? Genau hier soll Inbox Zero ansetzen. Das Konzept vermittelt ein sicheres Gefühl; Sie haben ein E-Mail System im Einsatz, dem Sie vertrauen können und für das Sie die erforderlichen Befähigungen haben.

Fass-es-nur-einmal-an / Touch-It-Once (TIO)

Ein weiteres zugrundeliegendes Konzept heißt Fass-es-nur-einmal-an (im Englischen: Touch-It-Once oder auch TIO). Dies Konzept ist leicht zu verstehen. Wenn Sie etwas zu tun haben, machen Sie es gleich! Verschieben Sie es nicht und machen es auch nicht später. Sie beschäftigen sich nur einmal damit (Sie fassen es nur einmal an) und gehen dann zu Ihrer nächsten Aufgabe. Wenn Sie sich mit etwas mehrmals befassen, verschwenden Sie jede Menge Zeit.

Stellen Sie sich folgendes vor: Sie erhalten eine SMS oder WhatsApp Nachricht, lesen diese und sagen sich dann „ich beantworte sie später“. Sie wissen was passiert? Sie denken wieder und wieder an diese Nachricht, bevor Sie endlich antworten oder schlimmer, Sie vergessen sie gänzlich und stehen da, als ob Sie sie ignoriert hätten. Es ist eine Vergeudung Ihres Intelekts, Ihrer Willenskraft und Ihrer Aufmerksamkeit. Sie sollten sofort antworten (ich setze das nun glücklicherweise so um). Mit SMS oder WhatsApp Nachrichten ist das recht unkompliziert, denn diese Nachrichten sind sehr kurz.

Für E-Mails gilt das um so mehr, allein aufgrund des Umfanges mit dem wir uns täglich zu befassen haben. Stellen Sie sich wiederum vor, Sie verschieben 10 E-Mails auf später. Das hieße Sie hätten 10 Gedanken, Erinnerungen und Stresspunkte, die jede Sekunde durch Ihren Kopf schießen bis Sie sie angehen und abarbeiten. Das ist jede Menge unnötiger Stress und der Grund, warum das Fass-es-nur-einmal-an Prinzip so wichtig bei der Verarbeitung Ihrer E-Mails ist. Dies führt uns auch direkt zum dritten Konzept, das direkt damit verbunden ist.

Die 2-Minuten Regel

Sollten Ihnen das Standardwerk für Zeitmanagement Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen³ ein Begriff sein, so kennen Sie auch bereits die 2-Minuten Regel.

TIO + 2MR = Effizienz und Effiktivität

Sie ist einfach und besagt: Wenn immer Sie etwas verrichten müssen und es benötigt nicht mehr als zwei Minuten für die Erledigung – dann machen Sie es gleich! Benötigt es mehr als zwei Minuten, dann setzen Sie es auf Ihre Aufgabenliste (To-Do Liste) und gehen Sie zum nächsten Punkt. Dies trifft auch auf E-Mails zu. Wenn Sie eine E-Mail in weniger als zwei Minuten bearbeiten beziehungsweise beantworten können, dann machen Sie dies gleich, ansonsten setzen Sie die E-Mail auf Ihre Aufgabenliste.

Die Anwendung der beiden letzten Konzepte führt zum Pareto-Effekt⁴ bei der effizienten Handhabung seiner E-Mails. Wenn Sie dies verinnerlichen, hilft es Ihnen den alltäglich E-Mail Stress zu reduzieren.

Die technische Umsetzung

Sie kennen nun die zugrunde liegenden Konzepte, es ist nun an Ihnen sich den daraus resultierenden Prozess zu eigen, zur Routine zu machen. Ich möchte Ihnen ein paar Tipps zur Hilfestellung geben.

1. Halten Sie grundsätzlich Ihr E-Mail Programm geschlossen. Das Programm sollten Sie nur öffnen, wenn Sie Ihre E-Mails prüfen. Am besten nur zwei Mal pro Tag. Wenn Ihre Arbeit es nicht anders erlaubt, prüfen Sie Ihre E-Mails öfter. Auf keinen Fall sollten Sie das E-Mail Programm ständig offen haben; dies lenkt Sie nur von Ihren anderen Aufgaben ab. Ich prüfe meine Mails 2-3 Mal: Morgens nach meinen MITs⁵ so zwischen 10 und 11 Uhr und dann zwischen 16 und 17 Uhr. Bei Bedarf gegebenenfalls auch schon mal gegen 14 Uhr.
2. Verwenden Sie ein E-Mail Programm, das Sie in Ihrem Workflow unterstützt. Ich verwende hauptsächlich Airmail Sparks sowohl unter macOS als auch iOS. Beruflich bin ich gezwungen MS Outlook zu verwenden, das leider nur bedingt in meinen Workflow passt. Meinen Workaround für Outlook stelle ich später vor.
3. Als Aufgabenverwaltung (To-Do Liste) verwende ich OmniFocus. Es lässt sich gut in mein E-Mail Programm integrieren und ist sehr mächtig. Die Aufgabenverwaltung in Outlook eignet sich weniger für diesen Workflow
4. Wenn Sie weder Airmail Sparks noch OmniFocus verwenden (wollen), so können Sie selbstverständlich andere Programme einsetzen.
   1. Finden Sie heraus, ob sich Ihre aktuelle Aufgabenverwaltung in Ihr aktuelles E-Mail Programm integrieren lässt. Suchen Sie im Web nach „(Ihr Aufgabenverwaltungsprogramm) (Ihr E-Mail Programm)“ und schauen Sie, welche Ergebnisse Sie erhalten.
   2. Gibt es eine Integration, toll! Lernen Sie, wie sie ein- und umgesetzt wird.
   3. Falls nicht, sollten Sie vielleicht erwägen Ihre Aufgabenverwaltung oder Ihr E-Mail Programm zu wechseln, wobei letzteres das kleinere Übel sein sollte.
5. Versuchen Sie Ordner in Ihrem E-Mail Programm zu vermeiden. Der Eingang sollte sowieso leer sein, alle anderen E-Mails können archiviert werden. Sollten Sie eine bestimmte E-Mail suchen, so können Sie die integrierten Suchfunktionen verwenden. Wichtige Informationen, die Sie als Referenz benötigen, gehören eh nicht in das E-Mail Programm, sondern an einen adäquaten Ort. Für Dokumente beziehungsweise Anhänge verwende ich DevonThink Pro Office, für Passwörter, Lizenzen, etc. benutze ich 1Password Enpass.

Die E-Mails Routine im Detail

Unabhängig der Programme, die Sie verwenden, läuft die eigentliche Routine immer gleich ab. Ich zeige es Ihnen anhand des folgenden Flowcharts.

E-Mail Routine

Die E-Mails Routine zusammengefasst

1. Entschluss: Sie prüfen jetzt Ihre E-Mails
2. Sie öffnen Ihr E-Mail Programm
3. Sie haben E-Mails in Ihrem Posteingang?
4. „NEIN“ – Super – Inbox Zero – Gratulation!
5. „JA“ – Sie beginnen mit der obersten E-Mail des Posteingangs
6. Die 2-Minuten Regel findet Anwendung: Benötigen Sie für die Antwort weniger als zwei Minuten?
   1. „JA“ – Dann beantworten Sie die E-Mail umgehend, archivieren diese und machen bei der nächsten E-Mail (Punkt 3) weiter.
   2. „NEIN“ – Speichern Sie die E-Mail als Aufgabe/To-Do in Ihrem Aufgabenverwaltungsprogramm, archivieren Sie die E-Mail und machen bei der nächsten E-Mail (Punkt 3) weiter.

Ich verwende Sparks und OmniFocus

Hinweis: Es kann sein, dass Sie für die Bearbeitung einer E-Mail weniger als zwei Minuten benötigen, Sie aber dennoch nicht direkt antworten wollen. Dies ist in Ordnung und Sie verfahren genau so wie unter Punkt 6b beschrieben mit dem Speichern der E-Mail als Aufgabe in Ihrem Aufgabenverwaltungsprogramm weiter. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn Sie zur Beantwortung Ihrem Arbeitsplatz kurz verlassen müssten und so aus Ihrer produktiven Phase herausgerissen würden.

Das ist alles!

Die genauen technischen Einstellungen in meinen Programmen erläutere ich im Artikel „E-Mails in OmniFocus verwalten“. In diesem Artikel erläutere ich dann auch, wie ich damit umgehe, wenn ich auf Antworten anderer Personen warten muss.