Ich benutze Omnifocus als mein Aufgabenverwaltungsprogramm. Ich denke, dass ich mein System recht ordentlich aufgesetzt habe. Ein Problem, dass ich aber hatte, und das mich in meiner Produktivität hemmte, waren die Unzahl an überfälligen Tasks, d.h. mit einem heutigen Fälligkeitsdatum. Sie hatten teilweise so überhand genommen, dass ich aus Verzweiflung schon keinen Blick mehr in OmniFocus geworfen hatte oder mir Perspektiven gebaut hatte, um bestimmte überfällige Aufgaben wieder auszublenden. Und genau an dieser Stelle galt es, sich genauer Gedanken zu machen.

Das Fälligkeitsdatum und seine Tücken

Welche Tasks blende ich aus und warum blende ich diese Tasks aus?

Nach genauerer Analyse erkannte ich, dass eine Vielzahl der Tasks, denen ich ein Fälligkeitsdatum eingetragen hatte, gar nicht an diesem besagten Tag hätten erledigt werden müssen, weswegen ich sie auch nicht bearbeitete. Ich versuchte diese Tasks dann wieder aus meiner Perspektive, die mir die heute notwendigen Tasks anzeigte, durch Tricks (Tags/Kontexte) wieder zu verbergen. Dies gelang mir aber nur begrenzt.

Warum habe ich diesen Tasks dann überhaupt ein Fälligkeitsdatum gegeben?

Verwende keine Scheinfälligkeiten!

Das ist wohl des Pudels Kern! Es dauerte eine Weile, aber letztendlich war es glasklar: Ich nutzte das Fälligkeitsdatum, um Tasks zu kennzeichnen, die ich gerne an einem bestimmten Tag erledigt wüsste, ohne, dass sie an diesem Tag auch tatsächlich fällig sind. Ich verwendete Scheinfälligkeiten!

Verwende keine Scheinfälligkeiten!

Es ist, denke ich, relativ klar, die Lösung meines Problem liegt im richtigen Einsatz von Fälligkeiten. Ein Fälligkeitsdatum sollte nur zugewiesen werden, wenn die Erledigung der Aufgabe auch tatsächlich fällig wird. Nur um sie auf eine Liste gesetzt zu bekommen, ist eben kein korrekter Einsatz. Meiner Ansicht nach ist dies vor allem ein Problem bei der Verwendung von Softwareprogrammen. Verwenden Sie ein analoges System, also ein Notizbuch, Kalender oder „Zettelsystem“ gehen Sie wahrscheinlich anders vor. Lassen Sie uns aber weiterhin auf die Verwendung eines digitalen Taskmanagementsystems schauen.

Fälligkeit und Zurückstellung

Das Fälligkeitsdatum hat Sinn

Aufgaben, die ein Fälligkeitsdatum haben, müssen bis zu diesem Datum erledigt sein, da sonst Konsequenzen aus der Nichterledigung folgen. Dies kann zum Beispiel eine fällige Rechnung sein, bei deren Nicheinhaltung des Fälligkeitsdatums eine Mahngebühr als Konsequenz fällig wird. Aber auch die mündliche Zusage gegenüber eines Kollegen oder Kunden, eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum erledigt zu haben, könnte als Konsequenz bei überschreiten der Fälligkeit einen Vertrauensverlust oder gar eine Stornierung des Auftrags zur Folge haben.
Nach meiner Erkenntnis haben Aufgaben mit Fälligkeitsdatum immer einen Bezug zu einer außenstehenden Partei (im Beispiel oben: Verkäufer, Kollege, Kunde). Aufgaben, die nur mich betreffen, haben meist keine Fälligkeit, lediglich den Wunsch an einem bestimmten Tag fertig zu sein. Aus der Nichteinhaltung erfolgen aber eben keine Konsequenzen. Gerne freue ich mich über Gegenbeispielen in den Kommentaren.

Die Möglichkeiten in OmniFocus

Fokussieren mit Perspektiven

An dieser Stelle erläutere ich die Gegebenheiten beim Erstellen von Aufgaben in OmniFocus und die Verwendung spezieller Perspektiven (gespeicherte und gefilterte Ansichten). Mit der Veröffentlichung von OmniFocus 3 im September 2018 haben sich erhebliche Erleichterungen gerade in der Verwendung von Perspektiven ergeben. Beim Erstellen einer Aufgabe in Omnifocus 3 habe ich die Möglichkeit außer einem Fälligkeitsdatum (due date) und einem Zurückstellungsdatum (defer date) auch ein sogenanntes TODAY Tag zu erfassen. Ich habe mir nun angewöhnt ein Fälligkeitsdatum nur noch einzutragen, wenn die Aufgabe auch wirklich fällig wird; andernfalls bleibt dieses Feld leer.

Meine Perspektiven helfen mir

Die Perspektive Dashboard

Das Zurückstellungsdatum nutze ich sehr häufig, denn es ermöglicht mir Aufgaben ab einem bestimmten Datum in meinen Fokus zu bekommen. Wie gehe ich nun aber konkret vor, um eine Aufgabe an einem bestimmten Tag als „diese möchte ich heute erledigen“ zu kennzeichenen? Ich habe mit einer der Standardperspektiven in OmniFocus begonnen, und zwar der Vorschau. Die Vorschau listet alle Aufgaben, die fällig sind, sowie in das Fälligkeitsdatum einsortiert die Termine aus dem verbundenen Kalendern und alle Aufgaben, die ein bestimmtes Tag (TODAY Tag) besitzen. Generell eine sehr gute Ansicht, mich störten jedoch einige administrative beziehungsweise systempflegende Projekte, die ich an dieser Stelle nicht sehen möchte. Daher habe ich mir eine Perspektive erstellt, die ich Dashboard nenne. Bis auf die Termine, finde ich dort alle Aufgaben, die ich morgens erst mal (durch)sehen, prüfen und verarbeiten möchte.

Die Perspektive Hotlist

Von der Liste Dashboard wähle ich mir dann die Top 3 Aufgaben aus, die ich auf jeden Fall heute erledigt wissen möchte, in dem ich sie markiere. Weiteren Aufgaben gebe ich das spezielle Tag Fokus; dies sind Aufgaben, die ich auch gerne heute erledigen möchte, es aber nicht so schlimm wäre, wenn es nicht mehr reicht. Alle markierten Aufgaben sowie die mit Fokus getaggten Aufgaben wandern auf meine Perspektive Hotlist. Diese stellt meinen Tagesplan dar.

Zusammenfassungfassung

Zusammen mit der Perspektive Routine sind die beiden oben genannten Perspektiven Dashboard und Hotlist die Basis für meine Tagesplanung. Die weiteren Perspektiven, die auf den Screenshots zu sehen sind, verwende ich für besondere Fragestellungen.